Đăng ký số tổng đài là yếu tố tiên quyết nếu doanh nghiệp cần tối đa hóa quy trình tiếp cận và CSKH. Nhất là, đây còn là hình thức khẳng định uy tín thương hiệu với đối tác, khách hàng tiềm năng.
Mặc dù, không ít doanh nghiệp vẫn chưa biết cách lựa chọn và các bước đăng ký số tổng đài. Do đó, bài viết bên dưới cung cấp các thủ tục sở hữu số hotline đơn giản, tiết kiệm thời gian, chi phí,…
Số tổng đài là gì?
Số tổng đài còn gọi là số hotline, số điện thoại tổ chức,… Đây là kênh đại diện cho công ty khi khách hàng, đối tác có nhu cầu liên lạc nhanh nhất qua cuộc gọi. Vì thế, tổng đài còn được xem là “bộ mặt” của bất kỳ doanh nghiệp, thể hiện uy tín, sự chuyên nghiệp với đối tác, khách hàng.
Thị trường hiện nay có khá nhiều đầu số giúp công ty đơn giản lựa chọn. Tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng, tổ chức sẽ đăng ký số tổng đài phù hợp, trong đó:
-
Đầu số tổng đài 1900.
-
Đầu số tổng đài 1800.
-
Đầu số cố định theo khu vực.
-
Đầu số di động.
Tại sao doanh nghiệp nên đăng ký số tổng đài?
Có thể doanh nghiệp chưa biết, nhưng việc mua số hotline sẽ đem đến nhiều lợi điểm. Trong đó phải nhắc đến như:
-
Để lại ấn tượng với khách hàng
Hotline là cơ sở hỗ trợ công ty tạo ra ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác khi liên hệ. Nhất là, nếu sử dụng đầu số 1800, 1900 dễ dàng tạo nên độ tin cậy, dễ nhớ, thiện cảm so với số di động cá nhân.
Trường hợp sử dụng số di động, doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ evoice brandname nhằm mã hoá số điện thoại thành tên thương hiệu/doanh nghiệp.
-
Tăng trưởng tỷ lệ chốt sale
Việc đăng ký số tổng đài chứng tỏ sự chuyên nghiệp, nâng tầm giá trị trong mắt khách hàng, đối tác. Song song, đây là cơ sở tạo uy tín, lòng tin, việc này giúp quy trình chốt sale trở nên dễ dàng, thành công hơn.
-
Chuyên nghiệp hoá quy trình CSKH
Điểm quan trọng, nếu kết hợp số hotline và hệ thống tổng đài cloud. Đây là bước hỗ trợ công ty bắt kịp xu hướng chuyển đổi số. Là nền móng nhằm tối ưu quy trình tiếp cận và CSKH.
Ngoài ra, hệ thống tổng đài còn đáp ứng tất cả các tính năng của tổng đài nội bộ, ghi âm, chấm điểm cuộc gọi, phân luồng cuộc gọi, call center, auto call với AI chuyên nghiệp,…và hỗ trợ tích hợp sẵn với CRM quản lý khách hàng của doanh nghiệp.
> Xem ngay: 5 Ưu Thế Vượt Trội Khi Sử Dụng Tổng Đài Ảo Cho Doanh Nghiệp
Các bước đăng ký số tổng đài cho công ty
Với những thông tin trên, chắc là tổ chức cũng biết được tầm quan trọng của số hotline. Không chỉ vậy, thị trường hiện nay có tỷ lệ cạnh tranh khốc liệt, nếu doanh nghiệp không đầu tư vào quy trình chăm sóc và tiếp cận thì có khả năng bạn sẽ “đánh mất” khách hàng mục tiêu của mình.
Do đó, ngay lúc này, hãy lên kế hoạch đăng ký số tổng đài và sẵn sàng sở hữu một quy trình CSKH chuyên nghiệp, hiện đại và tối ưu nhất. Dưới đây là một số bước căn bản doanh nghiệp cần thực hiện:
Bước 1: Đăng ký số tổng đài tổ chức
-
Lựa chọn những đầu số hotline hợp với công ty (Đầu số 1900, 1800, cố định, di động ưu tiên sử dụng voice brandname,…)
-
Đưa các giấy tờ (Bản sao) cần thiết như Giấy phép kinh doanh, Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân chủ doanh nghiệp.
-
Chuẩn bị giấy giới thiệu hoặc các giấy tờ, thủ tục uỷ quyền hợp pháp theo quy định.
Bước 2: Chọn lựa tổng đài sử dụng
-
Tổ chức lựa chọn thuê hoặc đầu tư tổng đài ảo thích hợp với nhu cầu sử dụng (Tổng đài Cloud Call Center, Call Center, nội bộ IP PBX,…).
-
Cung cấp các thủ tục, giấy tờ pháp nhân GPKD,…
-
Thiết lập tổng đài với đầu số hotline công ty đã chọn trước đó.
Bước 3: Chuẩn bị các thiết bị đầu cuối
Sau khi chọn được dịch vụ tổng đài ảo và đăng ký số tổng đài thành công. Để vận hành, công ty cần trang bị đầu cuối, cụ thể như điện thoại IP, máy tính, phần mềm, wifi,…
Bước 4: Cài đặt hệ thống và triển khai vận hành
Cuối cùng, để hệ thống tổng đài được vận hành, doanh nghiệp cần cài đặt một số bước cơ bản dưới đây:
-
Địa chỉ/Đơn vị cài đặt tổng đài và thiết lập các tính năng thích hợp với công ty sử dụng.
-
Xây dựng lời chào tổng đài và những phím tắt theo nhu cầu công ty.
-
Cài đặt và phân luồng số lượng nhân viên tổng đài, telesale,…
-
Soạn thảo, chuẩn bị tài liệu hướng dẫn sử dụng các chức năng trong hệ thống.
-
Thiết lập địa chỉ triển khai và các tính năng cần và sẽ sử dụng,
-
Triển khai và hướng dẫn tổ chức sử dụng và vận hành tối ưu.
-
Chứng minh nhân danh của người làm thủ tục đăng ký số tổng đài.
-
Sẵn sàng một số loại giấy tờ cần thiết khác: Giấy giới thiệu, hợp đồng, phục lục hợp đồng, cam kết sử dụng dịch vụ,…Và một số yêu cầu khác.
-
…
OMICall – Hệ thống tổng đài được đông đảo doanh nghiệp tin tưởng sử dụng
Song, nếu muốn quá trình đăng ký số tổng đài diễn ra nhanh chóng và đơn giản hơn. Tổ chức có thể nhờ đến sự tư vấn và hỗ trợ tại OMICall – Hệ thống tổng đài đa kênh thông minh, phù hợp với mọi doanh nghiệp bắt kịp xu hướng chuyển đổi số.
Tại đây, công ty có thể hoàn toàn yên tâm vì mọi thủ tục sẽ được thực hiện minh bạch nhưng vẫn đảm bảo yếu tố bảo mật. Song song đó, OMICall có hệ thống kho số tổng đài lớn nhất thị trường hiện nay với mức giá cạnh tranh, đa dạng đầu số giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn.
>> Có thể bạn quan tâm: Báo Giá Tổng Đài Cho Doanh Nghiệp Mới Nhất 2022
Tạm kết
Mong là những thông tin được chia sẻ trên đã giúp công ty định hình được tầm quan trọng và các bước đăng ký số tổng đài. Nhanh chóng “cải tạo” doanh nghiệp của mình ngay hôm nay từ những bước cơ bản nhất.
Hoặc liên hệ trực tiếp với chúng tôi thông qua:
-
Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
-
Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
-
Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
-
Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh