Chắc là khi thực hiện gọi đến tổng đài bạn đã không còn lạ gì với một giọng nói tự động hướng dẫn các tương tác với nhà cung cấp dịch vụ. Đó chính là tổng đài trả lời tự động viết tắt là IVR, là giải pháp đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Hãy cùng chúng tôi phân tích về giải pháp này nhé.
Tổng đài trả lời tự động là gì?
Tổng đài trả lời tự động là công năng cơ bản trên tổng đài hỗ trợ phân luồng người dùng qua các số bấm dựa trên nội dung lời chào gọi, điều hướng cuộc gọi đến đúng bộ phận hay phòng ban liên quan để xử lý yêu cầu của khách hàng.
Nguyên tắc hoạt động rất đơn giản, khi khách hàng thực hiện gọi đến tổng đài họ sẽ được nghe một đoạn ghi âm có sẵn. Trong đoạn nói bao gồm lời chào và hướng dẫn bấm trên bàn phím để điều hướng cuộc gọi theo yêu cầu của khách hàng.
Giả sử đoạn ghi âm sẵn:
- “Chào mừng Quý khách đã gọi đến công ty A. Vui lòng bấm số máy nội bộ cần gặp hoặc bấm phím theo chức năng sau:
- Phím 1 phòng Kinh doanh
- Phim 2 phòng Kế toán
- Phím 3 phòng Nhân sự
- Phím 4 phòng Kinh doanh Quốc tế
- Phím 5 phòng Marketing
- Phím 0 để gặp tổng đài viên
- Xin cảm ơn”
Vì thế quy trình được đơn giản hóa, khách hàng/đối tác sẽ liên lạc thẳng phòng ban mà mình cần.
Tham khảo: Giải pháp Autocall là gì? Đối tượng nào nên sử dụng?
Ích lợi tổng đài trả lời tự động mang lại
Sự ra mắt của hệ thống trả lời tự động đem lại nhiều lợi ích cho công ty và khách hàng, cụ thể như sau:
Giảm khối lượng công việc
Hằng ngày, bộ phận lễ tân đón nhận hàng trăm hàng nghìn cuộc gọi xử lý khó khăn khách hàng.Do vậy khối lượng công việc khá nhiều và ”làm không xuể”. Vì đó khi sử dụng tổng đài tự động, người dùng chỉ cần nhấn phím mà không cần sự hỗ trợ của lễ tân. Nhất là vẫn kiểm soát được quy trình chăm sóc khách hàng hiệu quả. Việc này đã giúp cho bộ phận tiếp tân giảm tải một khối lượng lớn công việc.
Kết nối nhanh hơn
Tổng đài được hỗ trợ từ bộ phận lễ tân, khách hàng phải giải trình rõ vấn đề cho họ hiểu. Tiếp theo đó phải chờ lễ tân kết nối tới đúng phòng ban. Tiếp theo, khách hàng sẽ trình bày vấn đề của mình thêm một lần nữa và tốn nhiều thời gian. Tuy nhiên, với hệ thống trả lời tự động mọi vấn đề được giải quyết nhanh chóng. Khách hàng chỉ cần làm theo hướng dẫn và bấm phím gặp các bộ phận có thể xử lý.
Chuyên nghiệp
Các vấn đề hay khiếu nại của khách hàng được xử lý nhanh gọn lẹ, tạo ấn tượng tốt trong mắt khách hàng. Đem lại hình ảnh tổ chức của bạn trở nên uy tín và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.
Giảm thiểu chi phí hoạt động
Chi phí đầu tư cho hệ thống rất thấp so với số tiền tổ chức chi để thuê nhân lực trực điện thoại.
Không chỉ vậy, hệ thống tổng đài trả lời tự động còn có thể giám sát chất lượng cuộc gọi như ghi âm, biến văn bản thành giọng nói, chấm điểm cuộc gọi,… và nhiều tính năng được tích hợp vào hệ thống.
Một số lưu ý khi sử dụng tổng đài trả lời tự động
Dưới đây là một số lưu ý giúp doanh nghiệp tạo dựng hệ thống tổng đài tự động hiệu quả:
- Câu chào ngắn gọn, rõ ràng: Doanh nghiệp nên tạo ra câu chào càng ngắn gọn càng tốt, đi thẳng vào vấn đề. Hạn chế dài dòng, rề rà vì những điều này sẽ khiến khách hàng mất kiên nhẫn.
- Chắc chắn thông tin chính xác: Mặc dù doanh nghiệp có thể điều chỉnh thông tin khi xây dựng tổng đài tự động, nhưng lại tốn khá nhiều thời gian.
Tạm kết
Bài viết hôm nay đã cung cấp thông tin về định nghĩa và lưu ý khi thiết lập tổng đài trả lời tự động. Đây là xu hướng mới tối ưu hơn hình thức nhân viên trực tổng đài như trước. Mong những thông tin trên sẽ mang lại nhiều thông tin bổ ích cho Quý khách hàng.
Nếu cần tư vấn thêm về dịch vụ, vui lòng liên hệ qua:
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh